REGULAMIN POLITYKI PRYWATNOŚCI ORUGA GROUP SP. Z O.O.

REGULAMIN POLITYKI PRYWATNOŚCI ORUGA GROUP

Definicje:

Dane osobowe - oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej;
Osoba, której dane dotyczą / Podmiot, którego dane dotyczą - możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;

Przetwarzanie - oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;

Administrator - oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; jeżeli cele i sposoby takiego przetwarzania są określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, to również w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego może zostać wyznaczony administrator lub mogą zostać określone konkretne kryteria jego wyznaczania;

Inspektor Ochrony Danych - podmiot wyznaczany na podstawie kwalifikacji zawodowych, a w szczególności wiedzy fachowej na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia zadań, o których mowa w art. 39 w celu zapewnienia realizacji przepisów o ochronie danych osobowych;

Zgoda - osoby, której dane dotyczą oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych;

Naruszenie ochrony danych osobowych - oznacza naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób przetwarzanych;

Organ nadzorczy - oznacza niezależny organ publiczny ustanowiony przez państwo członkowskie zgodnie z art. 51 RODO.

W zakresie niezdefiniowanym powyżej znajduje zastosowanie słownik z art. 4 RODO.

I. Administrator

Administratorem Danych Osobowych jest spółka Oruga Group z siedzibą w Flat/rm 5, 17/f, 50 Bonham Strand, Sheung Wan, Hong Kong, Register Number 69698826, Tax Number 2728324, zwana dalej Administratorem lub Spółką.

Kontakt z Administratorem jest możliwy za pośrednictwem:

- adresu e-mail: info@orugagroup.com,
- formularza kontaktowego: http://orugagroup.com/pl/kontakt,
- poczty, pisemnie na niżej wskazany adres: Flat/rm 5, 17/f, 50 Bonham Strand, Sheung Wan, Hong Kong

II. Inspektor Ochrony Danych

II.I. W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych możliwy jest kontakt z wyznaczonym przez Administratora Inspektorem Ochrony Danych (dalej zwany IOD):
- na adres e-mail: info@orugagroup.com,
- pocztą, pisemnie na adres: Flat/rm 5, 17/f, 50 Bonham Strand

II.II. Administrator posiada Inspektora Ochrony Danych, którym aktualnie jest to Oruga Group. IOD udzieli odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące przetwarzanych przez Administratora danych osobowych.

III. Sposób, cele i podstawy przetwarzania danych osobowych

1. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora są gromadzone, przechowywane, edytowane, archiwizowane w dokumentach papierowych, jak również w systemach informatycznych oraz na elektronicznych nośnikach informacji.
2. Niniejszy dokument wprowadza regulacje w zakresie zasad organizacji procesu przetwarzania i odnosi się swoją treścią do informacji w formie papierowej oraz w formie elektronicznej.
3. Administrator zobowiązuje się do zachowania poufności przetwarzanych danych.
4. Administrator oświadcza, iż podmioty wykonujące funkcje w ramach jego struktury, będące w stosunku podwykonawstwa, współpracy, osoby pozostające w stosunku zlecenia lub innych umów cywilnoprawnych oraz pracy zobowiązały się do zachowania stosownej poufności udostępnionych im danych. Administrator oświadcza, iż ponosi odpowiedzialność wynikającą z naruszenia zasady poufności przetwarzanych danych przez te podmioty.
5. Administrator udostępnia przetwarzane dane osobowe podmiotom i organom nadzoru upoważnionym do przetwarzania tych danych tylko na podstawie przepisów prawa lub wyraźne życzenie osoby, której dane dotyczą.
6. Administrator udostępnia przetwarzane dane osobowe w celu wykonania Usług będących przedmiotem umowy tylko w takim zakresie jaki jest niezbędny dla celów zamówionej usługi. Definicja Usług znajduje się w kolejnym rozdziale.
7. Administrator przetwarza dane osobowe także na potrzeby:
- przeprowadzenia bieżącego procesu rekrutacyjnego – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych w tym celu,
- przeprowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych – podstawą prawną przetwarzania jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych w tym celu.
Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji powyższych celów. W przypadku wyrażenia zgody na udział w bieżącym procesie rekrutacyjnym, dane osobowe podmiotu którego dotyczą będą przechowywane maksymalnie do 14 dni od dnia jego zakończenia. W przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych procesach rekrutacyjnych, dane te będą przechowywane do 5 lat od momentu wysłania aplikacji lub do momentu wycofania zgody.
8. Administrator oświadcza, iż wdrożył odpowiednie środki operacyjno-techniczne w celu zabezpieczenia przetwarzanych danych:
- w odniesieniu do danych zawartych w dokumentach papierowych - dokumenty te są przechowywane w należycie zabezpieczonym archiwum do którego mają dostęp tylko upoważnione osoby,
- w odniesieniu do danych zawartych w formacie elektronicznym - dane te są przechowywane na nośnikach elektronicznych opatrzonych odpowiednimi zabezpieczeniami; dane te są też przechowywane w elektronicznym zbiorze danych (tzw. chmurze), należycie zabezpieczonym odpowiednimi systemami bezpieczeństwa, do których dostęp mają tylko upoważnione osoby.
9. W sprawach nieuregulowanych niniejszym dokumentem zastosowanie znajdują przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dyrektywa 95/46/WE tzw. ogólne rozporządzenie o ochronie danych, ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych oraz odpowiednie przepisy państw członkowskich UE w zakresie ochrony danych osobowych.

III.I. Aby świadczyć Usługi zgodnie z profilem działalności, Spółka przetwarza uzyskane dane osobowe — w różnych celach, jednak zawsze zgodnie z prawem.
Usługa to zgodnie z zakładką znajdującą się na stronie internetowej http://orugagroup.com/pl/uslugi działalność obejmująca obsługę biznesową oraz prawną w zakres której wchodzi:

Sprzedaż gotowych spółek w Polsce, Hong Kongu, Wielkiej Brytanii, Chorwacji, Irlandii
Rejestracja spółek
Sprzedaż biznesu
Licencje i Zezwolenia
Pobyt czasowy
Nieruchomości komercyjne
Zarządzanie nieruchomościami
Inwestycje w Polsce,Hong Kongu, Wielkiej Brytanii, Chorwacji, Irlandii
Sprzedaż gotowych spółek
Rejestracja firmy za granicą
Wirtualne biuro w Warszawie
Wsparcie administracyjne w Polsce

Spółka Oruga Group świadczy także usługi z zakresu doradztwa prawno-biznesowego.

III.II. Cele przetwarzania danych osobowych:

1. W celu dokonania wyceny Usługi oraz wykonania Usługi przetwarzane są przez Administratora w odpowiednim zakresie (uzależnionym od objętości podanych informacji identyfikacyjnych) dane osobowe, jak:

imię i nazwisko,
stan cywilny
obywatelstwo
kraj pochodzenia
język ojczysty
dane identyfikacyjne z aktualnych i ważnych dokumentów
wykształcenie
wiek
płeć
adres e-mail,
adres zamieszkania/siedziby,
numer NIP/PESEL
numery nadane w zagranicznych rejestrach handlowych/podatkowych
data złożenia zlecenia.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy. Podanie nazwiska będzie rozumiane jako wyrażenie zgody na przetwarzanie tej danej, co znajduje swoją podstawę w art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody.

2. Administrator w celu rozpatrzenia reklamacji przetwarza takie dane osobowe, jak:
•   imię i nazwisko (jeżeli zostanie podane),
•   adres e-mail,
•   ewentualnie adres zamieszkania — jeżeli następuje zwrot pieniędzy,
•   ewentualnie numer rachunku bankowego — jeżeli następuje zwrot pieniędzy.
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy. Podanie nazwiska będzie rozumiane jako wyrażenie zgody na przetwarzanie tej danej, co znajduje swoją podstawę w art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody.

3. W celu przesyłania powiadomień e-mail oraz informacji marketingowych ("Newsletter") Administrator przetwarza takie dane osobowe, jak:
• adres e-mail,
• imię i nazwisko (jeżeli zostanie podane).
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest informowanie klienta o czynnościach związanych z realizacją zamówionej usługi).

4. W celu kontaktu telefonicznego w sprawach związanych z realizacją usługi bądź wyceną usługi Administrator przetwarza takie dane osobowe, jak:
• numer telefonu,
• imię i nazwisko (jeśli zostały podane).
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody. Podanie numeru telefonu jest fakultatywne i zależy wyłącznie od dobrowolnie udzielonej zgody.

5. W celu wystawienia faktury i spełnienia innych obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, Administrator przetwarza takie dane osobowe, jak:

imię i nazwisko,
firma,
adres zamieszkania lub adres siedziby,
numer NIP,
numer dokumentu
imiona rodziców
data urodzenia,
zagraniczne numery identyfikacyjne.

6. W celu przechowywania nieopłaconych zapytań Administrator przetwarza takie dane osobowe, jak:
imię i nazwisko,
adres e-mail,
Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes.

7. W celu tworzenia rejestrów i ewidencji związanych z RODO, w tym rejestru klientów, którzy zgłosili sprzeciw zgodnie z RODO, Spółka przetwarza takie dane osobowe, jak:

imię i nazwisko,
numer dokumentu,
adres e-mail,

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora Danych Osobowych z obowiązków wynikających z prawa oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes.

8. W celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami Administrator przetwarza takie dane osobowe, jak:

imię i nazwisko (jeżeli nazwisko zostało podane) lub ewentualnie firmę,
adres zamieszkania (jeżeli został podany),
numer PESEL lub numer NIP (jeżeli został podany),
adres e-mail,

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Spółki jest posiadanie danych osobowych, które pozwolą ustalić, dochodzić lub bronić się przed roszczeniami, w tym klientów i osób trzecich).

9. W celu archiwalnym i dowodowym Administrator przetwarza dane osobowe w takim zakresie w jakim zostały podane na potrzeby wyceny lub wykonania usługi, mogące służyć wykazywaniu faktów o znaczeniu prawnym, w szczególności:

imię i nazwisko,
stan cywilny,
obywatelstwo,
kraj pochodzenia,
język ojczysty,
dane identyfikacyjne z aktualnych i ważnych dokumentów,
wykształcenie,
wiek,
płeć,
adres e-mail,
adres zamieszkania/siedziby,
numer NIP/PESEL,
numery nadane w zagranicznych rejestrach handlowych/podatkowych.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes.
10. W celu analitycznym, tj. badania i analizowania aktywności na stronie internetowej należącej do Administratora, Administrator przetwarza takie dane osobowe, jak:

data i godzina odwiedzin strony,
rodzaj systemu operacyjnego,
przybliżona lokalizacja,
rodzaj przeglądarki internetowej wykorzystywanej do przeglądania strony,
czas spędzony na stronie,
odwiedzone podstrony,
podstrona, gdzie wypełniono formularz kontaktowy.

Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes.
11. W celu administrowania stroną internetową Administrator przetwarza takie dane osobowe, jak:

adres IP,
data i czas serwera,
informacje o przeglądarce internetowej,
informacje o systemie operacyjnym

Dane te są zapisywane automatycznie w tzw. logach serwera, przy każdorazowym korzystaniu ze strony należącej do Spółki. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator Danych Osobowych realizuje swój prawnie uzasadniony interes.

IV. Cookies

Spółka na swojej stronie internetowej, wykorzystuje tzw. cookies, czyli krótkie informacje tekstowe, zapisywane na komputerze, telefonie, tablecie, czy też innym urządzeniu użytkownika. Mogą być one odczytywane przez system Administratora, a także przez systemy należące do innych podmiotów. Wyłączenie lub ograniczenie obsługi plików cookies może spowodować dość poważne trudności w korzystaniu ze strony internetowej. Zgoda na wykorzystywanie cookies może zostać każdorazowo cofnięta.

V. Prawo wycofania zgody
1. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, w każdej chwili tę zgodę można cofnąć.
2. Wycofanie zgody może się odbyć w szczególności za pośrednictwem:
wiadomości mailowej wysłanej do Administratora bądź IOD,
wysłania pocztą oświadczenia o cofnięciu zgody.

3. Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywało się na podstawie zgody, jej cofnięcie nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do tego momentu było nielegalne. Do czasu cofnięcia zgody przetwarzanie było legalne, a jej odwołanie nie wpływa na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.

VI. Wymóg podania danych osobowych
Podanie danych osobowych jest dobrowolne. Jednak z uwagi na oferowane przez Spółkę Usługi w niektórych przypadkach podanie określonych danych osobowych jest konieczne, aby efektywnie wywiązać się z oferowanych Usług.

VII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
Spółka nie dokonuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym w oparciu o profilowanie. Treść zapytania, która jest przesyłana za pośrednictwem formularza kontaktowego, nie podlega ocenie przez system informatyczny. Proponowana cena usługi w żaden sposób nie jest wynikiem oceny dokonanej przez jakikolwiek system informatyczny.

VIII. Odbiorcy danych osobowych

1. Administrator przekazuje dane osobowe w niezbędnym i minimalnym zakresie koniecznym do obsługi biznesowej swoich klientów. W związku z powyższym, w razie potrzeby, dane przekazywane są w szczególności do prawników, którzy realizują usługi, firmom obsługującym płatności, firmie księgowej, firmie ubezpieczeniowej, bankowi, tłumaczom, z których usług korzysta Administrator. Zgoda na to może być w każdym czasie wycofana, jednak Administrator nie gwarantuje wykonania zamówionej Usługi.

2. Administrator przekazuje dane osobowe na podstawie właściwego przepisu prawa lub decyzji właściwego organu wskazanym podmiotom.

IX. Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich
1. Spółka korzysta z usług oferowanych przez takie podmioty, jak Facebook, Microsoft, Google - mające siedziby poza Unią Europejską, zatem w świetle przepisów RODO, traktowane są jako państwa trzecie.

2. Dane osobowe są przekazywane przez Administratora poza Europejski Obszar Gospodarczy tylko w takim zakresie, jaki jest minimalny i konieczny dla wykonania zamówionej Usługi bądź innych uzasadnionych celów przetwarzania danych osobowych. Cofnięcie zgody nie pozwala na zachowanie gwarancji wykonania zamówionej Usługi.

3. Administrator każdorazowo na zapytanie osoby której dane dotyczą niezwłocznie udziela dodatkowych wyjaśnień odnośnie przekazywania danych osobowych.
4. Osoba której dane dotyczą ma prawo do uzyskania kopii danych osobowych przekazanych do państwa trzeciego.

X. Okres przetwarzania danych osobowych

1. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa dane osobowe przetwarzane są tylko w czasie niezbędnym do osiągnięcia wyznaczonego celu w związku z którym zostały poddane przetwarzaniu.

2. Po upływie okresu o którym mowa w punkcie powyżej, dane te zostaną nieodwracalnie usunięte lub zniszczone

3. Okresy o którym mowa w punkcie pierwszym wynoszą:

czas trwania umowy — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania umowy;

3 lata lub 10 lat + 1 rok — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (długość okresu zależy od tego, czy obie strony są przedsiębiorcami, czy też nie);

6 miesięcy — w odniesieniu do danych osobowych, które zostały zebrane przy wycenie usługi, a jednocześnie nie doszło do niezwłocznego zawarcia umowy;

5 lat — w odniesieniu do danych osobowych wiążących się ze spełnieniem obowiązków z prawa podatkowego;
do czasu cofnięcia zgody lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie zgody;
do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu lub osiągnięcia celu przetwarzania, jednak nie dłużej niż przez 5 lat — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych lub do celów marketingowych;

do czasu zdezaktualizowania się lub utraty przydatności, jednak nie dłużej niż przez 3 lata — w odniesieniu do danych osobowych przetwarzanych głównie do celów analitycznych, wykorzystania cookies i administrowania stroną internetową.

4. Okresy w latach liczone są od końca roku, w którym rozpoczęto przetwarzanie danych osobowych, aby usprawnić proces usuwania lub niszczenia danych osobowych. Odrębne liczenie terminu dla każdej zawartej umowy wiązałoby się z istotnymi trudnościami organizacyjnymi i technicznymi, jak również znaczącym nakładem finansowym, dlatego ustanowienie jednej daty usuwania lub niszczenia danych osobowych pozwala sprawniej zarządzać tych procesem. Administrator na uzasadnione żądanie osoby której dane dotyczą odstępuje od wskazanych okresów.
5. Dodatkowy rok związany z przetwarzaniem danych osobowych zebranych na potrzeby wykonania umowy jest podyktowany możliwością zgłaszania ewentualnych roszczeń.

XI. Uprawnienia podmiotów których dane dotyczą
1. Podmiot którego dane dotyczą ma prawo do:

dostępu do swoich danych osobowych;
sprostowania danych osobowych;
usunięcia danych osobowych;
ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
przenoszenia danych osobowych.

2. Wymienione uprawnienia nie mają charakteru absolutnego, a zatem w niektórych sytuacjach Administrator może zgodnie z prawem odmówić ich spełnienia.

4. Administrator może odmówić prawa do sprzeciwienia się przetwarzaniu danych osobowych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora Danych Osobowych, co znaczy, iż:
istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, które są nadrzędne w stosunku do interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą lub istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

5. Osoba której dane dotyczą może w każdej chwili wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych osobowych do celów marketingowych.

XII. Prawo do wniesienia skargi
Osoba której dane dotyczą może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważa, iż jej dane są przetwarzane niezgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

XIII. Postanowienia końcowe

1. W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy z zakresu ochrony danych osobowych.
2. O wszelkich zmianach wprowadzonych do niniejszej Polityki prywatności Administrator informuje drogą e-mailową, a także poprzez obwieszczenie na zarządzanej przez siebie stronie.
3. Niniejsza Polityka prywatności obowiązuje od dnia 25 maja 2018 r.

Polityka prywatności

Regulamin polityki prywatności Oruga Group